Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Hannes Kugas
KUGIS
Erhard-Zethner-Weg 5
95336 Mainleus
Deutschland

Telefon: +49 162 1075324
E-Mail: info@kugis.io

ARES ist eine Plattform zur digitalen Einsatzführung und Einsatzprotokollierung für Organisationen der Gefahrenabwehr. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website (ares-bos.de) und in der ARES-Anwendung (app.ares-bos.de sowie als App). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich ist.

Website, Anwendung und Datenbank (PostgreSQL) werden auf einem dedizierten Server der Hostinger International Ltd. in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben. Eine Verarbeitung von Einsatz- und Patientendaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

Beim Aufruf unserer Seiten erhebt der Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, IP-Adresse und Uhrzeit der Serveranfrage. Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Sicherheit unserer Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Server-Logs werden nach 7 Tagen gelöscht.

Diese Website setzt keine Cookies. Die ARES-Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Speicherzugriffe für die Anmeldung und den Betrieb (siehe Abschnitt „Lokaler Speicher“). Wir verwenden keine Tracking- oder Marketing-Cookies.

Diese Website bindet keine Tracking-, Analyse- oder Werbedienste ein. Es werden keine externen Scripts, Fonts oder Ressourcen von Drittanbietern geladen und keine Nutzungsprofile erstellt.

Wenn Sie über das Formular auf der Seite „Demo anfragen“ Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, optional Organisationsname und Nachricht sowie den Zeitpunkt der Anfrage und — sofern Sie über eine Kampagne auf unsere Website gelangt sind — Kampagnenparameter (UTM). Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ihre Angaben werden nicht für Werbezwecke verwendet, es sei denn, Sie willigen gesondert ein. Demo-Anfragen werden spätestens 12 Monate nach Abschluss des Kontakts gelöscht.

Für Produkte, die sich noch in Entwicklung befinden, können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse vormerken lassen. Wir speichern in diesem Fall Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Produkt und den Zeitpunkt der Vormerkung, um Sie einmalig über die Verfügbarkeit des Produkts zu informieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Vormerkung jederzeit per E-Mail an info@kugis.io widerrufen; Ihre E-Mail-Adresse wird dann gelöscht.

Unser Blog dient ausschließlich der Information. Es gibt keine Kommentarfunktion und keine Registrierung; beim Lesen von Blog-Beiträgen werden über die unter „Server-Logfiles“ beschriebenen Daten hinaus keine personenbezogenen Daten verarbeitet.

Bei der Registrierung in der ARES-Anwendung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gespeichert als bcrypt-Hash), Account-Typ, Organisationszugehörigkeit und den Registrierungszeitpunkt. Für Rechnungsdaten bei Abschluss eines Bezahltarifs siehe § 13. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

In der ARES-Anwendung werden im Auftrag der jeweiligen Organisation Einsatzdaten verarbeitet: Einsatzdetails, Einsatzmittel, Lagekarten- und Standortdaten sowie pseudonymisierte Patientendaten (z. B. Alter, Geschlecht, Verletzungsmuster, Sichtungskategorie, Patientennummer). Die Erfassung erfolgt ohne Namen und Geburtsdaten der Patienten.

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten ist die jeweilige Organisation; wir werden als Auftragsverarbeiter tätig (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit im Einzelfall Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO betroffen sind, stützt sich die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Landesrecht.

Für die Lagekarte in der ARES-Anwendung werden Kartenkacheln und Geokodierungsdienste externer Anbieter geladen: Straßenkarten von CARTO (basemaps.cartocdn.com), Satellitenbilder von Esri Inc., USA (zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework), Geländekarten des OpenTopoMap-Projekts sowie der Photon-Geocoder (komoot GmbH, Deutschland). Dabei werden Ihre IP-Adresse und der betrachtete Kartenausschnitt bzw. die von Ihnen eingegebene Adresse an den jeweiligen Dienst übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Kartenfunktion als Vertragsbestandteil). Organisationen mit strengeren Vorgaben können alternativ ausschließlich europäische Amtskarten (basemap.de des Bundesamts für Kartographie und Geodäsie) konfigurieren.

Im Fire-Bereichsfolgenplaner werden die ausgewählte Einsatzstelle und die hinterlegten Feuerwehr-Standorte über unsere API an einen Photon-Geocoder und einen Valhalla-Routingdienst auf Basis von OpenStreetMap übermittelt. In der Standardkonfiguration wird der Valhalla-Dienst des FOSSGIS e. V. in Deutschland verwendet. Die externen Dienste erhalten dabei die IP-Adresse des ARES-Servers, nicht unmittelbar die IP-Adresse Ihres Endgeräts. Betreiber können beide Dienste durch selbst gehostete Instanzen ersetzen.

Die ARES-Anwendung ermöglicht es, Einsatzdokumentation zu diktieren. Dafür greift die Anwendung nach Ihrer Freigabe auf das Mikrofon Ihres Endgeräts zu.

Die Spracherkennung läuft vorrangig direkt auf Ihrem Endgerät. In diesem Fall werden weder die Aufnahme noch der erkannte Text an Dritte übermittelt. Ob die geräteinterne Erkennung verfügbar ist, hängt von Betriebssystemversion, eingestellter Sprache und heruntergeladenen Sprachmodellen ab; die Anwendung prüft das vor jeder Aufnahme und zeigt Ihnen den tatsächlich verwendeten Weg an.

Ist die geräteinterne Erkennung nicht verfügbar, kann die Spracherkennung des Anbieters Ihres Endgeräts oder Browsers verwendet werden — je nach Gerät Apple Inc. (USA) oder Google LLC (USA). Dabei wird die Sprachaufnahme zur Verarbeitung an diesen Anbieter übermittelt. Das geschieht ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung: Die Anwendung weist Sie vor der ersten Nutzung dieses Weges in einem gesonderten Hinweis darauf hin und startet die Erkennung nur, wenn Sie zustimmen. Lehnen Sie ab, bleibt die Diktatfunktion nutzbar — die Aufnahme wird dann nur lokal gespeichert und nicht automatisch in Text umgewandelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Besteht keine Internetverbindung, findet keine Übermittlung statt. Die Aufnahme wird ausschließlich lokal auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Sprachaufnahmen werden nicht an KUGIS übermittelt und nicht auf unseren Servern gespeichert. Sie verbleiben bis zur Umwandlung in Text oder bis zu ihrer Löschung auf Ihrem Endgerät und werden beim Leeren des lokalen Speichers mit entfernt. An unsere Server gelangt ausschließlich der von Ihnen übernommene Text als Teil der Einsatzdokumentation.

Hinweis für Organisationen: Werden über die Diktatfunktion personenbezogene Daten Dritter — insbesondere Patientendaten — erfasst, liegt die Entscheidung über die Zulässigkeit einer Übermittlung an den Geräteanbieter bei der verantwortlichen Organisation. Organisationen mit strengeren Vorgaben können anweisen, das Diktat nur bei geräteinterner Erkennung zu verwenden; die Anwendung zeigt den verwendeten Weg vor jeder Aufnahme an.

Für Enterprise-Verträge — die derzeit einzigen kostenpflichtigen Verträge, die abgeschlossen werden können — werden Rechnungen nach individueller Vereinbarung per E-Mail übersandt und per Überweisung beglichen; ein Zahlungsdienstleister ist daran nicht beteiligt. Für die Rechnungsstellung verarbeiten wir Name, Rechnungsanschrift und, bei Organisationen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten, § 14 UStG, § 147 AO).

Für die Tarife Personal und Organisation ist in der Software zusätzlich eine automatisierte Zahlungsabwicklung über einen Zahlungsdienstleister vorbereitet. Diese ist derzeit nicht aktiviert: Es gibt keinen Weg über die Website oder App, einen kostenpflichtigen Vertrag für diese Tarife abzuschließen, und solange das so ist, werden an den Zahlungsdienstleister keine Daten übermittelt. Vor der Aktivierung dieses Wegs wird dieser Abschnitt um den Namen des Zahlungsdienstleisters, das Empfängerland und die Übermittlungsgrundlage ergänzt.

Die ARES-Anwendung ist offline-fähig. Dazu werden auf Ihrem Endgerät Daten im lokalen Speicher abgelegt (IndexedDB bzw. lokale Datenbank: Einsätze, Patientendaten, Stammdaten, Anmelde-Token, Kartenkacheln; localStorage: Darstellungs- und UI-Einstellungen). Diese Daten verbleiben auf Ihrem Endgerät und werden beim Abmelden gelöscht. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf den Endgerätespeicher ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technische Erforderlichkeit).

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen: TLS-Verschlüsselung für alle Verbindungen, Passwort-Hashing mit bcrypt, rollenbasierte Zugriffskontrolle mit logischer Mandantentrennung sowie regelmäßige Sicherheitsupdates.

Kontodaten speichern wir bis zur Löschung des Kontos zuzüglich 30 Tagen (Wiederherstellbarkeit). Einsatzprotokolle unterliegen den medizinischen Aufbewahrungsfristen (je nach Landesrecht 10 bis 30 Jahre); hierfür ist die jeweilige Organisation verantwortlich. Rechnungsdaten bewahren wir 10 Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG), sonstige Vertragsdaten 3 Jahre (§ 195 BGB). Demo-Anfragen werden nach spätestens 12 Monaten, Server-Logs nach 7 Tagen gelöscht.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an info@kugis.io.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Leistungen ändern. Ergänzende Regelungen finden Sie in unseren AGB und der Widerrufsbelehrung.